Lav en køreplan til festdagen

Sæt de faste aftaler ind først

Start med de tidspunkter, som kræver, at gruppen er klar: en middag, et møde med en vært eller en aktivitet med adgang på et bestemt tidspunkt. Notér, om tiden betyder ankomst ved adressen eller begyndelsen på selve arrangementet.

Læg derefter transport og ophold ind mellem aftalerne. Det gør afhængighederne synlige. Hvis én aktivitet slutter samtidig med, at bussen skal køre et andet sted fra, er planen ikke færdig, selv om begge tidspunkter hver for sig ser rimelige ud.

Brug fem oplysninger pr. programpunkt

Et enkelt dokument er ofte nok. Giv hvert punkt et tidspunkt, en aktivitet, et sted, en ansvarlig og en markering af, om tidspunktet er fast eller fleksibelt. Hold de nødvendige kontaktoplysninger samlet hos arrangørerne frem for at gentage private detaljer i alle gæstebeskeder.

Skriv også, hvad der skal være afsluttet, før næste punkt kan begynde. Det kan være at samle deltagerne efter et ophold eller at gå fra afsætningen til indgangen. De små overgange er nemme at overse, fordi de ikke ligner selvstændige aktiviteter.

• Tidspunkt og dato, hvis dagen går over midnat.
• Aktivitet eller overgang, som gruppen skal gennemføre.
• Præcis adresse eller aftalt mødepunkt.
• Ansvarlig person for netop den del af planen.
• Fast aftale eller fleksibel del, som kan justeres.

Et tænkt eksempel med middag kl. 20.00

Tag en middag, der begynder kl. 20.00. Arrangørerne ønsker at være ved indgangen kl. 19.45 og har i dette eksempel sat 15 minutter af fra den aftalte afsætning til indgangen. Derfor planlægger de busturens afslutning til kl. 19.30.

Hvis selve den ønskede tur i eksemplet varer 90 minutter, bliver den planlagte start kl. 18.00. Gæsterne får en tidligere mødetid, som arrangørerne vælger ud fra mødestedet. Det er en regneøvelse: hverken gåtid, køretid eller ledighed er kontrolleret for et konkret sted, og alle forudsætninger skal erstattes af jeres egne. Tre længere eksempler med priser står i polterabend program med partybus.

Lav en arbejdsplan og en kort gæstebesked

Arrangørerne kan have brug for kontaktpersoner, budgetnoter og alternativer. Gæsterne har først og fremmest brug for dato, mødetid, adresse og praktiske aftaler. Lav den korte besked ud fra den seneste arbejdsplan, så oplysningerne er ens uden at alle detaljer bliver delt.

Skriv tydeligt, hvis noget stadig afventer bekræftelse. En foreløbig køreplan kan hjælpe gruppen med at tage stilling, men den må ikke fremstå som en bindende aftale med udbyderen eller feststedet. Send den endelige version, når de nødvendige aftaler er bekræftet.

Gennemgå planen som om I var gæster

Læs den fra begyndelsen uden at udfylde huller med arrangørernes lokalkendskab. Kan en ny deltager finde mødestedet? Er der tid til overgangene? Ved nogen, hvem der kontakter det næste sted, hvis et punkt trækker ud?

Udpeg på forhånd de valgfrie dele, som kan ændres, uden at en vigtig aftale brydes. Tag ikke ekstra køretid eller en senere afslutning for givet. Opstår der ændringer, skal de afklares med de relevante parter, og arbejdsplanen skal opdateres, før nye beskeder sendes rundt.