Partybus til polterabend

Start med hovedpersonen og dagens faste aftaler

Begynd med den dag, I vil give hovedpersonen, ikke med antallet af stop. Skal turen skabe en fælles start, forbinde to aktiviteter eller være et længere indslag i sig selv? Vælg ét hovedformål, så I kan prioritere, når dagens idéer begynder at fylde kalenderen.

Skriv de aftaler ned, som ikke uden videre kan flyttes: en aktivitet med mødetid, et bord på en restaurant eller deltagere, der først kommer senere. Arbejd tilbage fra disse tidspunkter. Husk tid til at samle holdet, komme frem og nå ind til den næste aftale.

Giv én person overblikket

Udpeg én, som står for bookingen og læser beskederne om turen. En anden kan holde styr på deltagerne og på, at hovedpersonen kommer til det rigtige sted. Så behøver den samme person ikke både passe telefonen, samle gruppen og holde overraskelsen hemmelig.

Aftal også, hvem der træffer beslutningen, hvis programmet skrider. Det er nemmere at droppe et valgfrit indslag end at diskutere alle muligheder midt i dagen. Brug en fælles plan med den seneste version af adresser, tider og deltagerantal.

• Bookingansvarlig: dato, betaling, beskeder og bekræftelse.
• Deltageransvarlig: fremmøde, fælles mødested og kontakt til forsinkede gæster.
• Ansvarlig for overraskelsen: hovedpersonens mødetid og den praktiske aftale om afsløringen.

Planlæg overraskelsen uden at gøre afhentningen uklar

Overraskelsen kan være hemmelig for hovedpersonen, men afhentningen skal være tydelig for resten af holdet. Send en præcis adresse og et genkendeligt mødested. Et stort område eller navnet på en station er ikke altid nok til, at alle står samme sted.

Giv deltagerne en mødetid før den planlagte afgang. Den tid skal være en del af jeres egen plan; den er ikke et løfte om ekstra ventetid i bookingen. Sørg for, at den, der følger hovedpersonen, ved, hvem der kan kontaktes, hvis noget ændrer sig.

Vælg de stop, der faktisk gavner dagen

Flere afhentninger kan virke praktiske hver for sig, men de lægger både kørsel og ophold til den samlede plan. Overvej, om nogle deltagere kan mødes først, så I får færre stop. Prioritér de steder, der er nødvendige for dagens aktiviteter.

Tilføj planlagte stop og ophold i ruten, og brug varighedsforslaget som udgangspunkt. Transporttider er et planlægningsgrundlag, ikke en garanti for ankomst. Læg luft ind omkring dagens vigtigste aftaler, og kontrollér, at den ønskede varighed kan kombineres med en ledig starttid. Tre færdige eksempler med tider og priser står i polterabend program med partybus.

Fordel totalprisen, før I booker

Aftal, om hovedpersonen inviteres af de øvrige deltagere. Antallet af betalere kan dermed være lavere end antallet af gæster, men alle, der skal med, skal tælles med i bookingen. Tag udgangspunkt i turens totalpris, når I fordeler udgiften. Regn på jeres gruppestørrelse i pris pr. person.

Hold busturen adskilt fra dagens øvrige aktiviteter i budgettet. Depositummet er en del af busprisen, ikke en ekstra udgift oven i den. Fortæl gruppen, hvem der betaler på bookingtidspunktet, og hvordan I håndterer jeres indbyrdes betalinger.

Gør den sidste aftale enkel

Betaling af depositum gør ikke i sig selv turen endeligt bekræftet. Afvent bekræftelsen, og sammenhold den med jeres fælles plan. Del de praktiske oplysninger med gruppen, men behold det personlige bookinglink hos den ansvarlige.

Afklar ønsker om medbragte ting, pynt, mad, drikke og særlige behov, før I planlægger ud fra dem. De må ikke antages at være tilladt eller inkluderet. Aftal også på forhånd, om billeder fra dagen må deles, så en overraskelse ikke bliver offentlig, før hovedpersonen ønsker det. En tjekliste findes i musik og særlige ønsker til turen.