Når tidsplanen for partybussen skrider

Find de fleksible dele, mens der stadig er ro på

Markér faste aftaler og valgfrie indslag i dagens plan. En aktivitet med adgang på et bestemt tidspunkt er noget andet end et ekstra stop, som gruppen blot håber at nå. Beslut, hvad I helst vil bevare, hvis der bliver mindre tid end forventet.

Et alternativ skal være realistisk og afklaret med de relevante parter. At skrive 'vi kører bare senere' i programmet skaber ikke ledighed til en senere tur. Det samme gælder en længere booking eller et ændret afslutningssted. Tre typiske fælder står i det, der oftest æder tiden.

Lad én person samle oplysningerne

Udpeg en kontaktperson, som kan vurdere, om forsinkelsen gælder enkelte gæster eller hele programmet. Personen skal vide, hvem der kan kontaktes ved næste aktivitet, og hvilke oplysninger der er nødvendige for at få situationen afklaret.

Fortæl kort, hvad der er sket, hvor gruppen er, og hvilket punkt i planen der er påvirket. Adskil det, I ved, fra et gæt på, hvornår alle er klar. Flere forskellige tidsestimater fra flere arrangører gør det sværere at finde en brugbar løsning.

Undersøg mulighederne i en rolig rækkefølge

Se først, om et valgfrit indslag kan undværes. Undersøg derefter, om den næste aktivitet kan justeres, og hvad en eventuel ændring i turen kræver. Ingen af delene skal behandles som besluttet, før de berørte parter er enige om den nye plan.

En kortere pause må ikke gå ud over nødvendige hensyn, og tabt tid skal ikke forsøges indhentet ved at presse chaufføren. Bevar en sikker og realistisk plan, også hvis det betyder, at ikke alle idéer fra det oprindelige program bliver gennemført.

• Hvilket valgfrit punkt kan fjernes uden at bryde en anden aftale?
• Kan næste aktivitet ændres, og hvem kan godkende det?
• Kræver den ønskede løsning en ændret booking eller mere tid?
• Hvilken plan er konkret bekræftet, og hvad er stadig et forslag?

Tag ikke ekstra ventetid eller lejetid for givet

En forsinkelse udvider ikke automatisk den aftalte varighed. Afklar, hvad der er muligt, og om der er konsekvenser for pris eller afslutning. En beregnet rute er et planlægningsgrundlag, ikke et løfte om, at der altid kan lægges tid til bagefter.

Hvis årsagen er én forsinket deltager, skal gruppen have en aftale om, hvem der tager kontakt, og hvordan personen kommer videre. Lad ikke forskellige deltagere love forskellige løsninger. Ændringer i afhentning eller stop skal stadig være afklaret.

Send én tydelig opdatering

Når den nye plan er afklaret, så skriv, hvad der gælder nu: sted, tidspunkt, kontaktperson og eventuelle punkter, som udgår. Gentag ikke hele historien om forsinkelsen, hvis gæsterne blot skal vide, hvor de skal møde op.

Opdatér også den, der venter på gruppen ved næste aktivitet, og kontrollér deltagernes videre transport ved en ændret afslutning. Hvis turen må aflyses, skal aflysning og eventuel tilbagebetaling håndteres efter den konkrete aftale, ikke antages ud fra årsagen til forsinkelsen.