Gæsteliste og tilmelding til partybus

Skeln mellem interesse og tilmelding

En positiv reaktion på idéen er ikke nødvendigvis et ja til dato, mødetid og pris. Send en konkret plan, og bed deltagerne svare på den. Markér foreløbige svar som foreløbige, så de ikke ubemærket bliver brugt som grundlag for en endelig aftale.

En enkel liste kan have navn, status og den oplysning, I mangler fra personen. Brug fx 'inviteret', 'afventer svar' og 'tilmeldt'. Beslut på forhånd, hvem der opdaterer listen, så flere arrangører ikke arbejder videre med forskellige versioner.

Tæl dem, der skal med, ikke kun dem, der betaler

Hovedpersonen, fødselaren og inviterede ledsagere tæller med i selskabet, selv om andre betaler for dem. Gæsteantallet bruges til at finde en bus med plads til gruppen. Økonomiens antal betalere skal derfor stå i et separat felt. Hvad tallet betyder i praksis, kan I læse i hvor mange der kan være med.

Hvis deltagere vil stige til eller fra undervejs, skal det samlede forløb afklares. Angiv ikke et lavere antal ud fra en selvopfundet antagelse om ledige pladser mellem stoppene. Sørg for, at oplysningerne til bookingen dækker den aftalte gruppe og plan.

Lav en svarfrist med plads til en beslutning

Sæt en intern tilmeldingsfrist før den dag, hvor arrangørerne skal godkende og bestille turen. Fortæl, hvad deltagerne siger ja til, og hvornår gruppens betaling skal være afklaret. En svarfrist uden en konkret plan giver ofte flere spørgsmål end svar. Hvordan I regner baglæns fra den frist, står i guiden om bookingtidspunkt.

Aftal, hvordan sene tilmeldinger håndteres. En ekstra deltager er ikke automatisk omfattet af en eksisterende booking, og den viste ledighed kan afhænge af gruppens størrelse. Kontrollér ændringer, før du lover en plads til nogen, som kommer til senere.

• Dato, forventet tidsramme og mødested i tilmeldingen.
• Budgetforudsætning og hvad der endnu er foreløbigt.
• Svarfrist og én kontaktperson for spørgsmål.
• Aftale om sene tilmeldinger og afbud internt i gruppen.

Indsaml kun de oplysninger, I skal bruge

En deltagerliste behøver ikke indeholde fødselsdatoer, hjemmeadresser eller detaljerede helbredsoplysninger. Spørg i stedet privat til de praktiske forhold, som har betydning for turen, og afklar, hvad der er nødvendigt at videregive til den relevante kontakt.

Lad ikke kontaktoplysninger og særlige behov ligge i et dokument med offentlig adgang. En fælles oversigt over antal og fremmøde kan holdes adskilt fra personlige beskeder til arrangøren. Deltagerne bør vide, hvem der har oplysningerne, og hvad de skal bruges til.

Kontrollér listen ved booking og før turen

Lav en optælling, når bookingen foretages, og sammenhold senere den bekræftede aftale med de seneste svar. Brug navnene til fremmøde, men brug det faktiske antal til at kontrollere kapaciteten. En person, der har overført penge, kan stadig have meldt afbud efterfølgende.

Hvis gruppen ændrer sig, skal både booking og intern økonomi vurderes. De to dele opdateres ikke automatisk sammen. Send den praktiske besked til den aktuelle deltagerliste, så nye deltagere får adressen, og personer, der har meldt fra, ikke fortsat regnes med ved afgang.