Budget og fællesbetaling til partybus

Aftal rammen, før én person lægger ud

Spørg først, hvilken samlet udgift deltagerne kan acceptere, og hvilke andre aktiviteter der skal være plads til. En buspris kan virke overkommelig alene, men blive en anden beslutning, når middag, billetter og transport til mødestedet lægges til.

Udpeg én økonomiansvarlig, som samler gruppens aftaler. Personen behøver ikke beslutte alt, men skal kunne se, hvem der har sagt ja, og hvad der er godkendt. Undgå at lade et foreløbigt prisoverslag blive til et løfte om en bestemt betaling pr. person.

Brug to tal: gæster og betalere

Tag en gruppe på 12 gæster, hvor de øvrige 11 inviterer fødselaren. Bookingen skal stadig angive 12 personer. Hvis de 11 deler hele busprisen ligeligt, er hver persons andel totalprisen divideret med 11. Eksemplet viser fordelingen, ikke en pris eller en bestemt buskapacitet.

Skriv begge tal i budgettet, så de ikke forveksles. Hvis en person kun deltager i en del af festen, skal I selv aftale, hvad vedkommende bidrager med. En intern særfordeling ændrer ikke i sig selv turens pris eller de oplysninger, bookingen skal indeholde. Tabellen over pris pr. person viser andre gruppestørrelser.

Lav et budgetark med få tydelige poster

Brug turens aktuelle totalpris som én post. Vis derefter, hvem der betaler hvilken andel, og hvem der eventuelt lægger ud. Hold andre aktiviteter på separate linjer, så deltagerne kan se, hvad der hører til busturen.

Hvis I selv vælger at samle ekstra penge til fælles udgifter, så navngiv beløbet og aftal, hvordan et overskud håndteres. Det må ikke præsenteres som et gebyr fra busbookingen. En tydelig intern aftale forebygger flere misforståelser end et stort regneark uden fælles regler.

• Aktuel totalpris for den valgte bustur.
• Antal gæster og særskilt antal betalere.
• Fordeling pr. betaler og eventuelle aftalte gaveandele.
• Hvem der lægger ud, og hvornår gruppen afregner internt.
• Andre aktiviteter og eventuelt overskud som separate poster.

Tæl ikke depositummet to gange

Depositummet indgår i turens totalpris. Et eventuelt restbeløb er derfor totalen minus depositummet, ikke en ekstra turpris oven i det allerede betalte. I gruppebudgettet kan I vise betalingsdelene hver for sig, men deres sum skal svare til den samme total.

Jeres indbyrdes betalinger er en separat aftale. Planlæg ikke ud fra, at bookingen automatisk opkræver hver gæsts andel. Følg betalingsoplysningerne for den konkrete booking, og lad den ansvarlige holde styr på, hvad der er betalt til udbyderen, og hvad der blot er overført mellem deltagerne.

Aftal, hvad et afbud betyder for de andre

Et afbud fra én deltager reducerer ikke automatisk prisen på den fælles tur. Aftal inden booking, hvordan I internt håndterer færre betalere. Skal de tilbageværende betale mere, skal der findes en anden deltager, eller må planen ændres?

En ændring i selve bookingen skal afklares særskilt og kan påvirke pris og ledighed. Gruppens private aftale om at betale tilbage til en ven er heller ikke det samme som udbyderens regler for aflysning eller refusion. Hold de to beslutninger adskilt, og opdatér budgettet, når ændringen er bekræftet.